校正作業(朱入れ)を効率化〜iPad + アップルペンシル + GoodNotes

校正作業(朱入れ)をペーパーレス化したい〜紙の書類は何かと面倒

校正作業(朱入れ)は、ライターや編集のお仕事をされている方に限らず、いろいろなお仕事の現場で必要となる作業です。

メールで送られてきた書類を印刷→印刷した書類にボールペンで朱入れ→朱入れした書類をスキャン→メールで返信。

いくつも工程があって手間がかかる。データでやり取りできれば良いのに。

書類を持ち運ぶと、カバンの中でかさばるし、折れたり、しわになったり。

PDFならデータで持ち運びできるのに。

私の周りで、そんな声をよく聞きます。

また、

ボールペンで書いた文字が、相手に読み間違えられた…

狭いスペースに書いたから、字が小さくて読みにくかったのかも…

朱入れを間違えたので修正テープで訂正。範囲が広いと時間と手間がかかる…

といった失敗も、「ボールペン朱入れあるある」です(私もよくやってました 笑)。

私は、iPad Proとアップルペンシルを使って、書類や印刷物の校正作業(朱入れ)を行っています。朱入れする書類を手書きアプリで開き、アップルペンシルで作業を行うという流れです。

iPad Proは、アップルペンシルを本体に付けた状態で持ち運べます。iPad自体も薄くて軽いですし、カバンの中でかさばりません。

どこでもPDFの校正作業ができますし、プリンタがないところでも作業ができるのもメリットです。

昨今の情勢を踏まえ、テレワーク・リモートワークが増えています。書類の校正や確認を行う機会が多い方は、今回紹介する方法を参考にしてみてください。

iPadを使った朱入れが便利な理由

iPadとアップルペンシルを使った朱入れ作業には、次のようなメリットがあります。

  • 物理的な書類が不要
  • 場所を選ばない
  • 細かい作業ができる
  • ペンと同じように図や字が書ける
  • 朱入れの修正がしやすい
  • データで受け渡しができる
  • 活字で校正テキストを入力できる

物理的な書類が不要

データとして保存できるので、ページ数が多くても、大量の紙を持ち運ぶ必要がありません。

また、メールで送られてきた書類に朱入れをするとき、その都度印刷しなくても端末上で作業を行うことができます。

場所を選ばない〜テレワーク・リモートワークに最適

ネット環境があればどこでも作業ができるので、テレワークやリモートワークに適した方法です。

iPadさえカバンの中に入れておけば、

メールで書類をもらったけど、外出先なので印刷して朱入れすることができない…

といったこともなくなります。

細かい作業ができる

iPadはピンチイン・ピンチアウトという動作で書類を拡大縮小することができます。

拡大表示をすることで、細かい部分に字や記号を書くことができます。

iPadとアップルペンシルを使った校正作業の様子。画面を拡大することで、文字サイズが小さい部分や、間隔が狭い場所など、細かい部分を訂正することができる。

紙とボールペンの場合、狭いスペースには書きづらいですし、小さな文字を書くと、字がつぶれて読みづらくなることがあります。

ペンと同じように図や字が書ける

PDFファイルは、パソコン上で注釈ツールを使って図やテキストの挿入ができますが、使い勝手があまりよくありません。

アップルペンシルはiPad上で本物のペンのように描画できるので、自分の思い通りに矢印や丸を付けたり、イラストを描いたりできます。

朱入れの修正がしやすい

手書きの朱入れは、赤い水性ペンや赤ボールペンで作業することが多いのので、朱入れを間違えた場合、修正液や修正テープで訂正します。

間違えた箇所が広いと、修正にも時間がかかります。おまけに、修正したところは上から書きにくくなります。

iPadでの朱入れは修正が楽です。消しゴムツールを使っても良いですし、「やり直し(アンドゥ)」機能を使って、前の状態に戻すこともできます。

データで受け渡しができる

iPad上で朱入れした書類は、電子データとして保存できるので、作業が終わったらそのまま相手先にデータ送信できます。

メールアプリに添付するだけでなく、Dropbox・Googleドライブ・OneDriveなどのクラウドサービスに共有することもできます。

紙の校正原稿をメールする場合、スキャンしてデータ化する必要があり、送信前にひと手間かかるのが難点です。

活字で校正テキストを入力できる

iPadのアプリによっては、活字(テキストデータ)で朱入れできるものがあります。紙の朱入れとの一番大きな違いです。

ノートアプリ「GoodNotes」で朱入れ。テキストツールを使うことで、文字の訂正指示を活字テキストで入力することができる。(画像下部の「Nagatani」の部分)

テキストで朱入れをすると、

自分の書いた文字が、相手に正確に伝わるだろうか…

と心配しなくても良くなります。

また、PDFで保存した場合、朱入れしたテキストはデータとして認識されるので、相手がそのままコピペできるという利点があります。

訂正内容を間違いなく伝えることができ、場合によっては訂正テキストをコピペして使うことができます。

朱入れする側、朱入れをされたものを受け取る側、双方にメリットがあります。

次のページで、私が実際に行っている作業手順を紹介します。

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この記事を書いた人

じゅんごSHISHOU

じゅんごSHISHOU

デジタルガジェット好き住職の趣味のブログです。
WEBデザイン・DTP・写真撮影・動画編集などの情報を配信します。
 
豅 純吾(ながたに じゅんご)
島根県松江市を拠点に、Webデザイナー・グラフィックデザイナー・カメラマンとして活動(公式サイト:Nagatani Jungo Net
 
浄土真宗本願寺派 順光寺住職
松江水燈路・チーム水燈路運営委員会・広報統括